Żeby było to bardziej jasne, to na cały przebieg danego pojazdu nie składa się jedna książka, gdyż i ta może być niekompletna. Akurat książka pokładowa pojazdu niewiele tutaj wnosi, ponieważ w niej odpisywane są usterki, aby serwis wiedział co ma zrobić. Zasadniczym dokumentem jest książka spalinowego albo elektrycznego pojazdu trakcyjnego bądź też formularz parowozu wraz z księgą kotłową. Ale i i w tych dokumentach bardzo często się zdarza, że zapisy są niekompletne. Dlatego przy ustalaniu przebiegu służby danego pojazdu trzeba posiłkować się też innymi dokumentami, np. kontrolki bądź wykazy czynności pojazdów w Dziale Trakcji albo sprawozdania miesięcznymi CZT1, w których wszystkie przekazania, delegacje bądź dzierżawy każda lokomotywownia miała obowiązek odnotować. Wszystkie te dokumenty były dokumentami wewnętrznymi PKP i dostęp do nich miały jedynie osoby upoważnione. Aby uzyskać do nich wgląd należało zwrócić się do Naczelnika lokomotywowni bądź Dyrektora właściwej DOKP. Inna sprawa to przechowywanie takich danych - myślę że obecnie jest mało prawdopodobne, że zachowały się takie zapiski z lat 90-tych, że już o wcześniejszych latach nie wspomnę. Po reorganizacji i podziale na różne spółki większość takich materiałów uległo likwidacji. W takim archiwum np. IC raczej nie znajdziemy danych sprzed powstania spółki, to samo dotyczy innych spółek.